POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Healing Time, de propiedad de CLAVIJO MARTINEZ INVERSIONES Y CIA S. EN C. sociedad comercial debidamente constituida y regida bajo las leyes de la República de Colombia en adelante “Healing Time” o “HT”, sociedad que se encuentra,  domiciliada en Bogotá D.C. e identificada con el NIT 900.284.463-1, cuya dirección  de notificación judicial es Carrera 13 No. 93-19, oficina 101, Teléfono de contacto es 3187891915 y correo electrónico de notificaciones es  hola@healingtime.com.co  


OBJETIVO 

El presente documento establece la Política de Tratamiento de Datos Personales de HEALING TIME en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas vigentes del régimen de datos personales del país. El objetivo es informar a los titulares de los datos personales sobre sus derechos, las finalidades del tratamiento y los mecanismos para ejercer dichos derechos.


ALCANCE

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales será aplicable a todos los datos personales registrados en las bases de datos, tanto físicas como digitales, que sean objeto de tratamiento por parte de HEALING TIME en su calidad de Responsable del Tratamiento.

Las disposiciones de este documento se aplicarán al tratamiento de datos personales de todos los Titulares, incluyendo, a modo enunciativo: empleados, ex-empleados, candidatos, clientes, proveedores, contratistas y visitantes.

Asimismo, esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para todo el personal de HEALING TIME, así como para los Encargados que traten datos personales por cuenta de la compañía, quienes deberán observarla y respetarla en el ejercicio de sus funciones.


DEFINICIONES

Para efectos de la presente política, se adoptan las siguientes definiciones legales:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

  2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

  3. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

  4. Dato Sensible: Datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (ej. origen racial, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, biométricos).

  5. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos por cuenta del Responsable.

  6. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica (en este caso, HEALING TIME que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

  7. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

  8. Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).

  9. Transferencia: Ocurre cuando HEALING TIME, como Responsable, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez se convierte en Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. (ej. enviar datos de un empleado a una caja de compensación).

  10. Transmisión: Ocurre cuando HEALING TIME como Responsable, comunica datos personales dentro o fuera del territorio nacional a un tercero que actúa como Encargado del tratamiento, es decir, que trata los datos por cuenta y en nombre de HEALING TIME . (ej. usar un proveedor de servicios en la nube, un software de nómina externo o una agencia de marketing).


PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO

HEALING TIME  aplicará los siguientes principios consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 para el tratamiento de datos personales:

  • Principio de legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglada que se sujeta a la ley.

  • Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.

  • Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.

  • Principio de veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

  • Principio de transparencia: Se debe garantizar el derecho del Titular a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan.

  • Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites de la naturaleza de los datos y la ley. Los datos no podrán estar disponibles en medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y restringido a Titulares o autorizados.

  • Principio de seguridad: La información se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado.

  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con la labor.


FINALIDADES

HEALING TIME, actuando como Responsable del Tratamiento, recolectará, almacenará, usará, circulará y/o suprimirá datos personales para las finalidades específicas asociadas a cada grupo de interés.


Finalidades Generales 

  1. Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales contraídas por HEALING TIME.

  2. Gestionar y dar respuesta a peticiones, quejas, reclamos (PQR), consultas y solicitudes de ejercicio de los derechos de Habeas Data.

  3. Suministrar información a entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

  4. Realizar procesos de auditoría interna o externa.

  5. Gestionar la facturación, contabilidad, cobro y pago de obligaciones.


Finalidades del Tratamiento para Clientes

  1. Ejecutar y gestionar la relación comercial y/o contractual, incluyendo la cotización, venta, envío y garantía de productos o servicios.

  2. Realizar actividades de mercadeo, branding, publicidad, envío de ofertas, promociones y novedades comerciales de HEALING TIME y aliados, a través de canales físicos o digitales (correo electrónico, SMS, redes sociales, etc.).

  3. Realizar encuestas de satisfacción, estudios de mercado y análisis de hábitos de consumo.

  4. Gestionar la vinculación como cliente, verificar la identidad y realizar estudios de crédito, riesgo y debida diligencia.

  5. Soportar los procesos contables, de cartera y tesorería.


Finalidades del Tratamiento para Empleados 

  1. Gestionar el contrato laboral, incluyendo el pago de nómina, prestaciones sociales, aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales. 

  2. Administrar programas de bienestar, capacitación, desarrollo y evaluaciones de desempeño.

  3. Cumplir con las obligaciones en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo y gestionar exámenes médicos ocupacionales.

  4. Administrar los sistemas de control de horario y acceso a las instalaciones (incluyendo datos biométricos, si aplica).

  5. Gestionar procesos disciplinarios y emitir certificaciones laborales.

  6. Gestionar la identificación del personal (carnetización) y utilizar la imagen en directorios internos, intranet, organigramas y otras comunicaciones organizacionales para facilitar el reconocimiento y la colaboración entre los empleados.

  7. Previa autorización previa, informada, expresa y soportada, utilizar la imagen (fotografía y/o video), testimonios y/o voz del empleado en material de marketing, publicidad, publicaciones en el sitio web oficial y redes sociales de la compañía, con el fin de promocionar los productos, servicios, eventos o la marca empleadora.


Finalidades del Tratamiento para Proveedores y/o  Contratistas

  1. Gestionar el proceso de selección, evaluación y vinculación de proveedores y contratistas.

  2. Ejecutar y gestionar la relación contractual o comercial, incluyendo la solicitud de cotizaciones, emisión de órdenes de compra y gestión de servicios.

  3. Realizar los pagos correspondientes a las obligaciones contractuales y gestionar la facturación.

  4. Verificar el cumplimiento de obligaciones legales, fiscales y de seguridad social por parte del proveedor o contratista.

  5. Realizar evaluaciones de desempeño y calidad del servicio o producto.


DERECHOS DEL TITULAR

Los  Titulares de los datos personales, tienen los siguientes derechos de conformidad con el Art. 8 de la Ley 1581 de 2012:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a HEALING TIME.

  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la compañía. 

  3. Ser informado por la compañía, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos.

  4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la compañía.

  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías legales.

  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.


PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHO

Para el ejercicio de sus derechos de Habeas Data, el Titular o su representante legal podrá contactar a HEALING TIME a través de los siguientes canales:

  • Canal Principal (Email): hola@healingtime.com.co  

  • Canal Físico: Dirigiendo una comunicación a la  Carrera 13 No. 93-19, oficina 101. 


Para más información sobre trámite de consultas y reclamos podrá dirigirse a nuestra política de PQRS en el siguiente enlace: https://healingtime.com.co/pages/peticiones-quejas-reclamos-y-sugerencias


TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

En caso de que HEALING TIME requiera tratar datos sensibles, solicitará una autorización explícita, informando al Titular:

  1. Que, por tratarse de datos sensibles, no está obligado a autorizar su tratamiento.

  2. Cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad de este.


TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

HEALING TIME solo tratará datos de niños, niñas y adolescentes cuando dicho tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales, contando siempre con la autorización previa y explícita de sus representantes legales.


TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

Para la Transmisión de datos, HEALING TIME no requerirá una nueva autorización del Titular, pero suscribirá obligatoriamente un Contrato de Transmisión de Datos con el Encargado. Dicho contrato deberá establecer, como mínimo:

  1. Los alcances y finalidades del tratamiento autorizado por el Titular.

  2. Las actividades que el Encargado realizará por cuenta de HEALING TIME.

  3. La obligación del Encargado de dar aplicación a las obligaciones del Responsable bajo la presente política y la Ley.

  4. La obligación del Encargado de implementar las medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas que garanticen la confidencialidad, integridad y seguridad de la información.

  5. La obligación del Encargado de tratar los datos únicamente para las finalidades definidas por el Responsable.


Toda Transferencia de datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo las excepciones legales. Se prohíbe la Transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado cuando cumple con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) sobre la materia.


No obstante, esta prohibición no aplicará cuando el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.


VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 01 de abril de 2026.

Las bases de datos sujetas a tratamiento se mantendrán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados los datos, o por el tiempo requerido para cumplir con las obligaciones legales y contractuales de la compañía.

 

 

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